암호화는 암호 없이는 정보를 볼 수 없게 정보를 인코딩 하는 과정을 의미하고, 와이파이 혹은 이메일과 같이 보안 수준이 낮은 채널에서 데이터를 전송할 때 많이 활용합니다. 토틀에서도 메일 암호화를 제공하고 있습니다. 메일 내용을 암호화 해 상대방에게 전송하면 이메일 수신자가 암호를 입력해야만 이메일 내용을 확인할 수 있는 프로세스를 지원하고 있습니다.
메일 암호화 (보안 메일), 어디까지 설정 가능한가요?
이메일 자체 암호화 이외에도 수신자의 정보 액세스 수준을 개별적으로 설정할 수 있습니다.
예를 들어 암호화 되어 PDF 형태로 전송되는 이메일 항목의 복사 및 붙여넣기 기능을 완전히 차단하거나 이메일의 수정이나 인쇄를 불가능하게 설정할 수도 있습니다. 특히 이메일 수신자를 완전히 신뢰할 수 없는 경우 기업의 주요 정보를 포함해 이메일을 전송해야 할 때 유용하게 활용할 수 있습니다.
1) 보안 메일 발송하기
토틀의 보안메일 발송 옵션을 활용하면 보안이 필요한 중요 이메일을 암호화 해 PDF 파일 형태로 이메일을 전송할 수 있습니다. 발신자가 지정한 비밀번호를 입력해야만 이메일을 확인할 수 있어 정보 유출에 대한 우려 없이 이메일을 발송할 수 있습니다.
새 전자 메일 → 메시지 탭의 토틀 메뉴 → 발송옵션 → 보안메일 발송을 차례로 클릭합니다.
보안 메일 설정 팝업 창이 뜨면 PDF 비밀번호와 수신인에게 남길 메시지를 입력 후 보안 메일 설정을 클릭합니다.
PDF 비밀 번호 뿐 아니라 PDF 권한과 기타 설정까지 개별적으로 설정이 가능합니다.
권한 설정 가능 범위
인쇄 및 수정 허용 여부
텍스트, 이미지 및 기타 내용 복사 밑 붙여넣기
시각 장애인을 위한 화면 판독기 장치의 액세스
2) 수신자가 보게되는 보안 이메일
보안메일 발송 옵션으로 이메일을 발송하면 수신인은 이메일 내용을 암호화 된 PDF 다운로드를 통해 수신하게 되고 비밀번호 입력을 통해서만 PDF 파일을 다운로드할 수 있습니다.
보안 메일 PDF 파일 다운로드를 클릭하면 위와 같이 다운로드를 위한 비밀번호 입력창이 나타나게 됩니다. 비밀번호 입력 칸에 발신인이 지정한 비밀번호를 입력 후 제출을 클릭하면 이메일을 PDF 파일형태로 다운로드 받아볼 수 있습니다.
